ماتریس آیزنهاور؛ برترین ترفند بهره وری برای جلوگیری از اتلاف وقت - تور آسیایی ارزان

نوشتن لیست کارهای روزانه چه ایرادی دارد؟

مردم دوست دارند لیست کارهای روزمره خود را بنویسند. این روش مزایای متعددی دارد. باعث می گردد دقیقا بدانید که چه کارهایی برای انجام دادن دارید، چقدر وقت دارید و زمانی که کارهای صورت گرفته را تیک می زنید، احساس خوبی دارید.

در تئوری ها و توصیه های بهره وری می گویند وقتی تمام کارهای داخل لیست را انجام دادید، می توانید استراحت کنید و به خودتان، بابت تمام کردن کارها در یک روز کاری سخت و پرمشغله، تبریک بگویید.

اما در عمل، این کار ممکن است برای شما استرس زیادی ایجاد کند و حتی ذره ای باعث بهره وری شما نگردد. به خصوص اگر تعداد کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، زیاد باشد. اما این روش چه اشکالی دارد و چرا همواره باعث موفقیت و نتیجه گرفتن ما نمی گردد؟

یکی از بزرگ ترین مسائل این روش، این است که کارها و وظایف مختلف ما، اولویت بندی نمی شوند.

مثلا لیست کارهای روزانه یک فرد را در نظر بگیرید:

• نوشتن مقاله
• قرار دیدار با یک مشتری
• وقت گذراندن با خانواده و دوستان
• چک کردن ایمیل ها
• ورزش کردن
• انتشار پست در شبکه های اجتماعی
• جارو کردن خانه
• تماشای یک قسمت از سریال

با یک نگاه به این لیست، متوجه می شوید که کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد. در لیست های روزانه، هدف اصلی انجام دادن تمام کارها و خلاص شدن از شر پروژه هایی است که مدت هاست رسیدگی نشده اند.

راحت ترین راه برای تمام کردن این لیست این است که ابتدا کارهای راحت تر را انجام دهید و تعداد زیادی از کارهای لیست را تیک بزنید. مثلا کافی است ایمیل ها را چک کنید، یک پست در شبکه های اجتماعی منتشر کنید و یک قسمت از برنامه تلویزیونی موردعلاقه خود را ببینید و در مدت کوتاهی، سه مورد از کارهای لیست، تیک می خورند.

به همین راحتی حس می کنید که در طول روز کارهای زیادی انجام داده اید در حالی که کارهای مهم تر شما هنوز به جای مانده است و ممکن است تمرکز و انرژی خود را برای انجام دادن آن ها از دست داده باشید.

در واقع این روش باعث می گردد که از نظر ذهنی خسته شوید در حالی که هنوز نصف راه را هم نرفته اید و زمان زیادی از دست داده اید. به جای نوشتن یک لیست عادی، وظایف را بر اساس مقدار اهمیتی که دارند دسته بندی و لیست کنید. یکی از پرکاربردترین ابزارها برای انجام این کار، استفاده از ترفند ماتریس آیزنهاور است.

ماتریس آیزنهاور چیست و چرا یک ترفند بهره وری موثر است؟

ایده اصلی ماتریس آیزنهاور این است که وظایف و کارهای خود را بر اساس مقدار اهمیت و مقدار فوریتی که دارند تقسیم بندی کنید.

اما این وظایف را چطور تشخیص دهیم؟

وظایف فوری وظایفی هستند که باید هر چه سریع تر انجام دهید. یعنی یک مهلت معین دارند یا باید در همین لحظه نتیجه آن را دریافت کنید.

وظایف مهم، وظایفی هستند که ممکن است فوری نباشند اما باید حتما انجام شوند و اصلا قابل حذف کردن نیستند. این وظایف معمولا برای رسیدن به اهداف بلندمدت هستند. اگر بخواهیم در هر زمینه ای به موفقیت برسیم باید روی این وظایف مهم تمرکز کنیم.

یکی از بزرگترین مسائلی که افراد دارای عدم تمرکز با آن روبرو می شوند این است که به جای وظایف مهم، روی وظایف فوری تمرکز می نمایند. ماتریس آیزنهاور مانع از این می گردد که این اشتباه را تکرار کنید.

دسته بندی کارها در ماتریس آیزنهاور

برای تصمیم گیری در خصوص دسته بندی کارها و وظایف خود از استراتژی های زیر بهره ببرید:

1. کارهای فوری و مهم: این کارها دسته ای از وظایف شما هستند که زمان بندی معینی دارند و حتما باید در زمان معین انجام شوند. این کارها را باید فورا انجام دهید و در لیست وظایف و کارهای روزانه، در اولویت قرار داشته باشند.

2. کارهای مهم ولی غیرفوری: این کارها اهمیت زیادی دارند و باید حتما انجام شوند ولی بازه زمانی معین ندارند و لازم نیست فورا انجام شوند. برای انجام این کارها برنامه ریزی کنید و زمانی در نظر بگیرید.

3. کارهای فوری اما غیرمهم: این کارها باید سریع انجام شوند ولی چندان اهمیتی ندارند و ممکن است نظارت مستقیم شما را احتیاج نداشته باشند. این کارها را می توانید به فرد دیگری واگذار کنید.

4. کارهای غیر فوری و غیر مهم: این دسته از کارها را می توانید به راحتی از لیست انجام کارهای خود حذف کنید.

از این ماتریس می توانید برای تقسیم بندی انواع وظایف و کارها بهره ببرید. هم برای مدت کوتاه مثلا لیست های یک روزه مناسب است و هم برای برنامه های بلندمدت مثلا لیستی که برای یک هفته یا یک ماه نوشته اید.

تفاوت بین وظایف فوری و وظایف مهم در ماتریس آیزنهاور

یکی از اشتباهات رایج در استفاده از این ماتریس، ناتوانی در تمایز کارهای فوری و کارهای مهم است.

کارهای فوری آن دسته از کارهایی است که شما باید در همین لحظه و در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید. اما کارهای مهم بیشتر مربوط به اهداف و ارزش های بلندمدت است.

نکاتی درباره استفاده از ماتریس آیزنهاور

یکی از ساده ترین کارها برای کوتاه تر کردن لیست کارهایی که باید انجام دهید این است که برخی از وظایف را به طور کلی از لیست خود حذف کنید و انجام ندهید. اما این را با تنبلی کردن نباید اشتباه بگیرید. حذف کردن وظایف غیرضروری، باید کاملا با فکر و آنالیز انجام گردد.

در بسیاری از مواقع مجبورید تصمیم های سختی بگیرید تا برخی از وظایف را از لیست کارهای روزانه خود حذف کنید. مثلا کارهایی که شدیدا دوست دارید انجام دهید اما شما را به هیچ هدفی نمی رسانند و در جهت اهداف و ارزش های شما نیستند.

مثلا فرض کنید برای امروز یک لیست بلند از وظایف مهم دارید. تماشای یک قسمت از سریال محبوبتان هم در این لیست واقع شده است. با توجه به مشغله زیاد، احتمالا باید تماشا سریال را حذف کنید. این کار همواره تصمیم راحتی نیست ولی اگر می خواهید به اهدافتان برسید و به برنامه ها پایبند باشید، گاهی ضروری است که پا روی دلتان بگذارید.

گاهی اوقات برای فرار کردن از سوال های سخت، از بهره وری، مدیریت زمان و بهینه سازی به عنوان راه فرار استفاده می کنیم. این سوال سخت چیست: آیا واقعا الان احتیاج دارم که این کار را انجام دهم؟

احتمالا راحت تر است که دائم مشغول بمانید و به خودتان بگویید که فقط باید کمی کارآمدتر باشید یا امشب کمی دیرتر کار کنید تا تحمل درد ناشی از حذف کاری که با انجام آن راحت هستید، برایتان راحت تر گردد. اما این روش خوبی برای برترین استفاده از وقت، این دارایی گرانبهای شما نیست.

دائم مشغول بودن در واقع یک نوع تنبلی است. وقتی ساعات زیادی از روز را مشغله دارید و در نهایت کار خاصی هم انجام نمی دهید یعنی در حال تلف کردن وقت با انجام کارهای بی فایده اید تا از انجام کارهای مهم و سخت فرار کنید.

استفاده از ماتریس آیزنهاور به این علت در بهره وری شما تاثیرگذار است که شما را دائما وادار می نماید در خصوص اهمیت و ضرورت کارهایتان فکر کنید. در نتیجه کمتر پیش می آید که کارهای مهم را حذف کنید یا وقت تان را با انجام کارهای غیرضروری تلف کنید. این همان بهره وری است که به دنبالش هستیم.

اگر با خودتان صادق باشید، وقتی هر روز، کارهای غیرضروری و وقت گیر را از برنامه خود حذف کنید، دیگر به هیچ ترفند بهره وری و راهکارهای متعدد برای بیشترین استفاده از زمان احتیاج ندارید.

آیا این ترفند من را به اهدافم می رساند؟

نکته دیگری که باید در خصوص این ماتریس بدانید این است که حذف کردن فعالیت هایی که وقتتان را تلف می نماید، بیشتر اوقات کار راحتی نیست. مخصوصا زمانی که ندانید برای چه علتی این کار را انجام می دهید. دو سوال مهم وجود دارد که باعث می گردد در تهیه کردن ماتریس آیزنهاور برای لیست کارها و پایبند ماندن به آن، عملکرد موفقی داشته باشید.

این دو سوال مهم عبارت اند از:

1. اهدافم چیست و برای رسیدن به چه مقصودی کار می کنم؟

2. ارزش های اصلی زندگی که برایم اهمیت دارند چیست؟

جواب دادن به این دو سوال یاری می نماید که با اطمینان بیشتری لیست کارهای خود را دسته بندی کنید و از حذف کردن کارهای موردعلاقه ولی غیرضروری، ناراحت نشوید. بعلاوه باعث می گردد که انگیزه خود را دائما یادآوری کنید و به برنامه ریزی ها پایبند بمانید.

با ماتریس آیزنهاور دقیقا معین می کنید که چه چیزی بیشتر از همه برای شما اهمیت دارد. علاوه بر دسته بندی کارها، ماتریس آیزنهاور یک ابزار خوب برای تصمیم گیری است. علاوه بر این، در طولانی مدت باعث می گردد که عادت های ناسالم خود را ترک کنید. بعلاوه برترین روش برای جلوگیری از اتلاف وقت و کوشش در جهت رسیدن به آرزوها است.

جمع بندی

یکی از مهم ترین چیزهایی که باعث ناتوانی ما در رسیدن به اهدافمان می گردد، اتلاف وقت و انرژی برای کارهایی است که ضرورت و اهمیتی ندارند. اگر شما هم با این مشکل روبروید و بیشتر وقت خود را صف کارهای بی فایده می کنید، از ماتریس آیزنهاور به عنوان یک راه چاره عالی و تاثیرگذار بهره ببرید.

در روش ماتریس آیزنهاور، وظایف شما بر اساس اهمیت و ضرورت، دسته بندی می گردد و با پایبندی به آن می توانید از زمان خود به برترین شکل بهره ببرید و بهره وری خود را افزایش دهید.

منابع: Jamesclear ,Inc